Las prioridades de cada día (cuadrante de tareas)

Cuando al final del día vayas a decidir tus tres prioridades del día siguiente, puede ocurrir que no estés seguro de la idoneidad o de la importancia de las tareas que has escogido. Quizá pienses que hay algo más importante que hacer, y recuerda que no debe haber nada más importante que esas tres tareas. Por lo tanto, si dudas o consideras que hay algo más importante que estas tres tareas, has de recalibrar tus opciones y categorizar apropiadamente. Si te pasa esto, antes de determinar cuáles eran tus prioridades quizá te ayude hacerte alguna de estas preguntas: ¿Cuáles son los motivos que me llevan a escoger esta actividad como una de las prioridades de mañana? ¿Esta tarea de qué modo me ayuda a conseguir mis objetivos? Cuando las hayas respondido, sabrás si realmente son importantes, o si las has escogido por otros motivos peregrinos. Por ejemplo, porque te sientes a gusto realizándolas a primera hora de la mañana, o porque son fáciles, o porque llevan mucho tiempo en tu lista de pendientes o porque son urgentes. Pero urgencia e importancia no son lo mismo. Y en saber diferenciar estas dos categorías, radica el éxito de una gestión del tiempo óptima así que vamos con ello. Un método sencillo y eficaz para clasificar las tareas pendientes de acuerdo a su jerarquía se conoce como cuadrante de tareas o matriz Eisenhower. El cuadrante de tareas es un sistema para determinar tus prioridades y dejar de tener la sensación de que todo es urgente y necesario. Dibuja dos ejes, uno para la importancia y otro para la urgencia, de menos a más. Coloca las tareas en el cuadrante que les corresponda: no importante y no urgente; no importante, pero urgente; importante, pero no urgente; importante y urgente. Pasa completamente de las tareas que no son ni importantes ni urgentes. Delega o aplaza sin remordimientos las cosas que son urgentes, pero no importantes; y evita que las cosas importantes se conviertan también en urgentes. Con la práctica, lo conseguirás. Evidentemente, la atención va hacia lo importante y lo urgente, pero la magia, donde ocurre, es en lo que es importante, pero no requiere que se haga inmediatamente. Trata de trabajar la mayor cantidad de tiempo posible en esa parte mágica del cuadrante, es decir, trata de trabajar la mayor parte del tiempo en las tareas, que no siendo urgentes, son importantes. Con la práctica, pocas cosas serán importantes y urgentes a la vez, porque habrás estado trabajando específicamente en tus prioridades de manera habitual, ordenada y constantemente, y toda la carga de trabajo la habrás trasladado hacia el cuadrante "importante, no urgente". Es ahí donde sabemos que está la magia de una gestión del tiempo optimizada. Ahora, ya puedes decidir con seguridad qué tres tareas serán tus prioridades para ejecutar mañana, y, también, qué tres prioridades serán las de la semana que viene. Has escogido tus prioridades del día, ha llegado el día y las has completado. Ahora es el momento de continuar con otras tareas pendientes. Mi proceso es continuar con las tareas que considero urgentes. Y una vez que he terminado esas, seguir con al menos una tarea que me apasione. Todas estas tareas que voy realizando tras las prioridades, las voy pasando de la lista donde están anotadas a la lista tareas del día, una a una, y según las acabo, las voy tachando. Y te aseguro que con cada tachar, tengo un subidón de endorfinas por el placer que proporciona el trabajo bien hecho. Es importante que guardes esa lista de tareas hechas y que no la pierdas ni la tires, porque al final del día y al final de la semana la necesitarás de nuevo.