Trabajo coordinado: Nuevas funciones de Documentos de Google para mejorar la colaboración en equipo
Wednesday, August 30, 2017
Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 16 de agosto.
(Publicación cruzada de The Keyword con algunos detalles adicionales)
Coordinar a los participantes de un proyecto puede ser una tarea complicada ya que supone administrar muchas opiniones y sugerencias distintas. No debería perder tiempo asegurándose de que su equipo realmente se encuentre trabajando en el mismo documento. Por ello, hemos desarrollado herramientas de edición en tiempo real más eficaces (Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google) de modo que los miembros de un equipo puedan colaborar juntos de forma simultánea sobre la versión más actualizada de un documento.
Hoy presentamos nuevas actualizaciones con el objetivo de mejorar aún más el "control de versiones" a fin de personalizar las herramientas para el flujo de trabajo de su organización y ayudar a los equipos a encontrar la información cada vez que la necesiten.
Lleve un registro de los cambios y realice avances
Es posible que se necesiten realizar muchas modificaciones para mejorar un documento, especialmente si se trata de un acuerdo legal, una propuesta de proyecto o un artículo de investigación. Estas nuevas actualizaciones de Documentos permiten llevar fácilmente un registro de los cambios que se implementan en su equipo de trabajo. Desde hoy los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
1. Asignar nombres a las versiones de un documento, hoja de cálculo o presentación en la Web.
Asignar nombres personalizados a las versiones de su documento es una forma ideal de llevar un registro histórico del progreso de un equipo de trabajo. Además, esta opción resulta útil cuando se necesita informar de que un documento se encuentra realmente en su versión definitiva. En la Web, se pueden organizar y controlar los cambios que realizan los usuarios desde "Historial de versiones" (anteriormente conocido como "Historial de revisión"). Seleccione Archivo > Historial de versiones > Nombrar la versión actual. Para recuperar el contenido con mayor rapidez se puede seleccionar "Mostrar solo las versiones con nombre" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Obtener una vista previa de las "versiones limpias" de Documentos en la Web sin que se muestren comentarios ni cambios sugeridos.
Seleccione Herramientas > Ver los cambios sugeridos > Obtener vista previa de "Aceptar todas las sugerencias", O BIEN Obtener vista previa de "Rechazar todas las sugerencias".
3. Aceptar o rechazar todos los cambios sugeridos en el documento a la vez, de modo que los usuarios de una organización no tengan que revisar cada signo de puntuación ni cada actualización de formato.
Seleccione Herramientas > Revisar cambios sugeridos > Ver lo que pasaría al aceptar todo O Ver lo que pasaría al rechazar todo.
4. Sugerir cambios en un documento desde un dispositivo Android, un iPhone o un iPad.
Al hacer clic en el menú de tres puntos que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla de Documentos se podrán sugerir cambios sobre la marcha. Para ello, es necesario activar el interruptor de "Sugerir cambios" y escribir en "modo de sugerencia".
5. Comparar documentos y revisar los elementos destacados al instante con los complementos Litera Change-Pro o Workshare de Documentos.
Uso de nuevas plantillas y una función de complemento que le ahorrará mucho tiempo
Los equipos de trabajo utilizan plantillas de Documentos y Hojas de cálculo para ahorrar tiempo a la hora de asignar formato a un documento, y alternativamente, los programadores desarrollan complementos para personalizar la funcionalidad del producto. Teniendo estas dos cosas en mente, pensamos que sería conveniente combinar ambos elementos. Por ese motivo, hoy presentamos nuevas plantillas con complementos integrados y la opción de crear plantillas propias, de manera que sus plantillas no solo tengan un aspecto atractivo, sino que también optimicen la productividad.
Estas plantillas permiten personalizar e implementar herramientas específicas para el flujo de trabajo de los usuarios. Lanzamos cinco ejemplos en la galería de plantillas general, como la nueva plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) de LegalZoom y DocuSign. Con esta plantilla, las empresas pueden crear rápidamente un NDA y recopilar firmas con el complemento de DocuSign para Documentos. Asimismo, esta plantilla también detecta automáticamente los campos de firma obligatorios, lo que le ahorra aún más tiempo al momento de solicitar firmas. Las otras cuatro plantillas nuevas le permiten realizar diferentes tareas: puede crear guías de procesos empresariales con la ayuda de Lucidchart, informes de tráfico de pago de sitios web con Supermetrics, informes con texto citado (MLA) con EasyBib y acuerdos de asesoría con PandaDoc. Cada plantilla ayuda a ahorrar tiempo y a maximizar la efectividad del flujo de trabajo de los miembros del equipo.
También es posible crear plantillas propias con un complemento integrado y personalizado para las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, los administradores pueden crear una plantilla de Hojas de cálculo que esté conectada con un complemento que recopile aprobaciones internas o una plantilla de factura en Documentos (conectada con un complemento) que extraiga información de su sistema CRM.
Como administrador, si los usuarios no tienen permitida la instalación de complementos, se pueden habilitar el uso de las nuevas plantillas mediante la implementación de determinados complementos. De lo contrario, si se prefiere permitir que los usuarios instalen solo ciertos complementos, se pueden bloquear determinados ámbitos de OAuth de terceros y a continuación incluir en la lista blanca solo esos complementos de confianza.
Como nota importante, hay que tener en cuenta que las plantillas conectadas con complementos respetan la misma configuración de la Consola de Administración al igual que todas las demás plantillas, así como que solo están disponibles en inglés.
Encuentre la información que necesite cuando la necesite
En ocasiones, cuando se crea una propuesta o una presentación para un cliente, la tarea más complicada es localizar la información que se necesita incluir. A partir de hoy, los clientes de G Suite Business y Enterprise verán Google Cloud Search integrado con Documentos y Presentaciones por medio de la función Explorar. Gracias a la inteligencia artificial, Cloud Search mostrará información relevante con el objetivo de que pueda trabajar con mayor efectividad a lo largo del día.
Para comenzar, abra la pestaña Explorar en Documentos o Presentaciones, y escriba lo que busca. Cloud Search le mostrará detalles importantes de su información en las aplicaciones de G Suite, como Gmail, Drive, Calendario, Sites y otras, a fin de ayudarlo a crear presentaciones y documentos atractivos.
Los equipos de trabajo utilizan Documentos para colaborar de formas creativas. P ara obtener inspiración consulte esta publicación, o bien para comenzar a usar estas opciones, accede al sitio de Documentos.
Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
Ediciones:
Ritmo de implementación:
Impacto:
Acción:
Coordinar a los participantes de un proyecto puede ser una tarea complicada ya que supone administrar muchas opiniones y sugerencias distintas. No debería perder tiempo asegurándose de que su equipo realmente se encuentre trabajando en el mismo documento. Por ello, hemos desarrollado herramientas de edición en tiempo real más eficaces (Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google) de modo que los miembros de un equipo puedan colaborar juntos de forma simultánea sobre la versión más actualizada de un documento.
Hoy presentamos nuevas actualizaciones con el objetivo de mejorar aún más el "control de versiones" a fin de personalizar las herramientas para el flujo de trabajo de su organización y ayudar a los equipos a encontrar la información cada vez que la necesiten.
Lleve un registro de los cambios y realice avances
Es posible que se necesiten realizar muchas modificaciones para mejorar un documento, especialmente si se trata de un acuerdo legal, una propuesta de proyecto o un artículo de investigación. Estas nuevas actualizaciones de Documentos permiten llevar fácilmente un registro de los cambios que se implementan en su equipo de trabajo. Desde hoy los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
1. Asignar nombres a las versiones de un documento, hoja de cálculo o presentación en la Web.
Asignar nombres personalizados a las versiones de su documento es una forma ideal de llevar un registro histórico del progreso de un equipo de trabajo. Además, esta opción resulta útil cuando se necesita informar de que un documento se encuentra realmente en su versión definitiva. En la Web, se pueden organizar y controlar los cambios que realizan los usuarios desde "Historial de versiones" (anteriormente conocido como "Historial de revisión"). Seleccione Archivo > Historial de versiones > Nombrar la versión actual. Para recuperar el contenido con mayor rapidez se puede seleccionar "Mostrar solo las versiones con nombre" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Obtener una vista previa de las "versiones limpias" de Documentos en la Web sin que se muestren comentarios ni cambios sugeridos.
Seleccione Herramientas > Ver los cambios sugeridos > Obtener vista previa de "Aceptar todas las sugerencias", O BIEN Obtener vista previa de "Rechazar todas las sugerencias".
3. Aceptar o rechazar todos los cambios sugeridos en el documento a la vez, de modo que los usuarios de una organización no tengan que revisar cada signo de puntuación ni cada actualización de formato.
Seleccione Herramientas > Revisar cambios sugeridos > Ver lo que pasaría al aceptar todo O Ver lo que pasaría al rechazar todo.
4. Sugerir cambios en un documento desde un dispositivo Android, un iPhone o un iPad.
Al hacer clic en el menú de tres puntos que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla de Documentos se podrán sugerir cambios sobre la marcha. Para ello, es necesario activar el interruptor de "Sugerir cambios" y escribir en "modo de sugerencia".
5. Comparar documentos y revisar los elementos destacados al instante con los complementos Litera Change-Pro o Workshare de Documentos.
Esta es una forma rápida de obtener una vista previa y aceptar todos los cambios (o rechazarlos) y asignar nombres a las versiones de su documento.
Uso de nuevas plantillas y una función de complemento que le ahorrará mucho tiempo
Los equipos de trabajo utilizan plantillas de Documentos y Hojas de cálculo para ahorrar tiempo a la hora de asignar formato a un documento, y alternativamente, los programadores desarrollan complementos para personalizar la funcionalidad del producto. Teniendo estas dos cosas en mente, pensamos que sería conveniente combinar ambos elementos. Por ese motivo, hoy presentamos nuevas plantillas con complementos integrados y la opción de crear plantillas propias, de manera que sus plantillas no solo tengan un aspecto atractivo, sino que también optimicen la productividad.
Estas plantillas permiten personalizar e implementar herramientas específicas para el flujo de trabajo de los usuarios. Lanzamos cinco ejemplos en la galería de plantillas general, como la nueva plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) de LegalZoom y DocuSign. Con esta plantilla, las empresas pueden crear rápidamente un NDA y recopilar firmas con el complemento de DocuSign para Documentos. Asimismo, esta plantilla también detecta automáticamente los campos de firma obligatorios, lo que le ahorra aún más tiempo al momento de solicitar firmas. Las otras cuatro plantillas nuevas le permiten realizar diferentes tareas: puede crear guías de procesos empresariales con la ayuda de Lucidchart, informes de tráfico de pago de sitios web con Supermetrics, informes con texto citado (MLA) con EasyBib y acuerdos de asesoría con PandaDoc. Cada plantilla ayuda a ahorrar tiempo y a maximizar la efectividad del flujo de trabajo de los miembros del equipo.
También es posible crear plantillas propias con un complemento integrado y personalizado para las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, los administradores pueden crear una plantilla de Hojas de cálculo que esté conectada con un complemento que recopile aprobaciones internas o una plantilla de factura en Documentos (conectada con un complemento) que extraiga información de su sistema CRM.
Como administrador, si los usuarios no tienen permitida la instalación de complementos, se pueden habilitar el uso de las nuevas plantillas mediante la implementación de determinados complementos. De lo contrario, si se prefiere permitir que los usuarios instalen solo ciertos complementos, se pueden bloquear determinados ámbitos de OAuth de terceros y a continuación incluir en la lista blanca solo esos complementos de confianza.
Como nota importante, hay que tener en cuenta que las plantillas conectadas con complementos respetan la misma configuración de la Consola de Administración al igual que todas las demás plantillas, así como que solo están disponibles en inglés.
La nueva plantilla de NDA de LegalZoom y DocuSign le permite recopilar estadísticas sobre las aprobaciones de NDA.
Encuentre la información que necesite cuando la necesite
En ocasiones, cuando se crea una propuesta o una presentación para un cliente, la tarea más complicada es localizar la información que se necesita incluir. A partir de hoy, los clientes de G Suite Business y Enterprise verán Google Cloud Search integrado con Documentos y Presentaciones por medio de la función Explorar. Gracias a la inteligencia artificial, Cloud Search mostrará información relevante con el objetivo de que pueda trabajar con mayor efectividad a lo largo del día.
Para comenzar, abra la pestaña Explorar en Documentos o Presentaciones, y escriba lo que busca. Cloud Search le mostrará detalles importantes de su información en las aplicaciones de G Suite, como Gmail, Drive, Calendario, Sites y otras, a fin de ayudarlo a crear presentaciones y documentos atractivos.
Ahora puede utilizar Google Cloud Search por medio de la función Explorar en Documentos y Presentaciones.
Los equipos de trabajo utilizan Documentos para colaborar de formas creativas. P ara obtener inspiración consulte esta publicación, o bien para comenzar a usar estas opciones, accede al sitio de Documentos.
Detalles del lanzamiento
Tipo de lanzamiento:
- Versiones y Cloud Search en Explorar
- Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que con el lanzamiento programado tendrá lugar en dos semanas
- Sugerencias
- Funciones para dispositivos móviles: Lanzamiento rápido y lanzamiento programado
- Funciones web: Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que con el lanzamiento programado tendrá lugar en dos semanas
- Plantillas
- Se implementará el lanzamiento rápido, mientras que con el lanzamiento programado tendrá lugar en dos semanas*
Ediciones:
- Versiones, sugerencias y plantillas
- Disponible para todas las ediciones de G Suite
- Cloud Search en Explorar
- Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business y Enterprise que tengan habilitado Cloud Search
Ritmo de implementación:
- Versiones, sugerencias y plantillas
- Implementación gradual (esta función tarda hasta 15 días en aparecer)
- Cloud Search en Explorar
- Implementación extendida (es posible que la función tarde más de 15 días en aparecer)
Impacto:
- Versiones y sugerencias
- Todos los usuarios finales
- Plantillas y Cloud Search en Explorar
- Administradores y usuarios finales
Acción:
- Versiones y sugerencias
- Administración de cambios sugerida/información
- Plantillas y Cloud Search en Explorar
- Acción del administrador sugerida/información
Más información
- Versiones
- Sugerencias
- Plantillas
- Centro de ayuda: Cómo crear un archivo a partir de una plantilla
- Centro de ayuda: Cómo habilitar complementos en los editores de Documentos de Google
- Centro de ayuda: Cómo incluir las aplicaciones conectadas en la lista blanca
- Centro de ayuda: Cómo administrar las plantillas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios
- Cloud Search en Explorar