Nouveauté de Google Vault : compatibilité totale avec Google Drive, les Drive d'équipe et Google Groupes
Tuesday, March 28, 2017
Google Vault aide votre organisation à répondre à ses besoins d'ordre juridique, en lui permettant de gérer les données G Suite de ses utilisateurs à des fins de conformité et d'eDiscovery. Aujourd'hui, nous apportons une nouvelle fonctionnalité essentielle à Vault : sa compatibilité totale avec Drive, les nouveaux Drive d'équipe et Google Groupes.
Définir des règles de conservation pour Google Drive (Drive d'équipe inclus)
Les administrateurs G Suite pouvaient rechercher et exporter les fichiers Drive des utilisateurs. Désormais, ils peuvent également définir des règles de conservation permettant de gérer le cycle de vie de ces fichiers dans Mon Drive et les tout nouveaux Drive d'équipe, qu'il s'agisse de fichiers Google ou non, dès lors que leurs propriétaires appartiennent à votre domaine.
À l'instar de la messagerie, la règle par défaut s'applique à tous les utilisateurs de votre domaine. Vous pouvez définir une règle avec une période de conservation indéterminée de sorte que les fichiers ne soient jamais effacés, ou spécifier une date après laquelle les fichiers seront supprimés. Cette règle par défaut peut être appliquée à l'ensemble des fichiers ou uniquement à ceux qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Vous avez également la possibilité de configurer des règles de conservation personnalisées pour des unités organisationnelles spécifiques ou des Drive d'équipe. Tout comme avec la messagerie, les règles personnalisées prévalent sur la règle par défaut, et si plusieurs d'entre elles s'appliquent à un fichier, la règle présentant la durée de conservation la plus longue l'emporte. Les règles personnalisées peuvent être appliquées à tous les fichiers ou uniquement à ceux qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Contrairement à la messagerie, les règles de conservation personnalisées Drive ne peuvent pas cibler des termes spécifiques.
Préserver des données Google Drive à titre conservatoire
En plus de définir des règles de conservation, vous pouvez désormais préserver à titre conservatoire les données Google Drive et des Drive d'équipe de vos utilisateurs, qu'il s'agisse de fichiers Google ou non (dès lors que leurs propriétaires appartiennent à votre domaine). Cette fonction permet de conserver tous les fichiers qui appartiennent à un utilisateur faisant l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire, ou qui sont partagés avec lui, même si ce dernier les supprime. Si un utilisateur faisant l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire supprime un fichier, ce dernier apparaît comme tel pour l'utilisateur, mais il restera disponible dans Vault jusqu'à ce que la procédure de préservation soit levée. N'oubliez pas que les règles de préservation de données à titre conservatoire prévalent toujours sur les règles de conservation.
Notez que les règles de conservation et de préservation de données à titre conservatoire ne sont pas encore disponibles dans Apps Script.
Exporter des versions de fichiers Google Drive précises
Vault vous permet maintenant d'exporter une version précise des fichiers Drive et des Drive d'équipe de vos utilisateurs (cette fonction est valable pour les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Drawings). Pour cela, il vous suffit de spécifier la date de la version souhaitée lors de la recherche.
Notez que cette fonctionnalité n'est pas encore disponible pour Google Forms, Apps Script ni les types de documents tiers.
Utiliser Vault avec Google Groupes
Enfin, Vault étant désormais compatible avec Google Groupes, vous pouvez définir, exporter et rechercher des règles de conservation, ainsi que définir des règles de préservation de données à titre conservatoire pour le contenu Google Groupes de vos utilisateurs. Utilisés pour les listes de diffusion, les forums et les boîtes de réception collaboratives ou partagées, les groupes peuvent désormais bénéficier des mêmes procédures de conservation et d'eDiscovery que celles appliquées dans Gmail.
Pour savoir en quoi la compatibilité de Vault avec Drive, les Drive d'équipe et Google Groupes peut aider votre organisation à remplir ses obligations légales et à répondre à ses besoins en archivage, consultez le Centre d'aide Vault.
Informations sur le lancement
Type de lancement :
Lancement à la fois pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant opté pour le lancement planifié
Éditions :
Disponible uniquement dans les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise et G Suite pour l'éducation
Rythme de déploiement :
Disponible pour les éditions G Suite Business, Entreprise et Education, de même que pour les éditions Basic ayant des licenses utilisateurs Vault.
Impact :
Administrateurs seulement
Action :
Action d'administrateur suggérée/Pour information
Informations complémentaires
Centre d'aide : Google Vault
Centre d'aide : Types de données acceptés
Définir des règles de conservation pour Google Drive (Drive d'équipe inclus)
Les administrateurs G Suite pouvaient rechercher et exporter les fichiers Drive des utilisateurs. Désormais, ils peuvent également définir des règles de conservation permettant de gérer le cycle de vie de ces fichiers dans Mon Drive et les tout nouveaux Drive d'équipe, qu'il s'agisse de fichiers Google ou non, dès lors que leurs propriétaires appartiennent à votre domaine.
À l'instar de la messagerie, la règle par défaut s'applique à tous les utilisateurs de votre domaine. Vous pouvez définir une règle avec une période de conservation indéterminée de sorte que les fichiers ne soient jamais effacés, ou spécifier une date après laquelle les fichiers seront supprimés. Cette règle par défaut peut être appliquée à l'ensemble des fichiers ou uniquement à ceux qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Vous avez également la possibilité de configurer des règles de conservation personnalisées pour des unités organisationnelles spécifiques ou des Drive d'équipe. Tout comme avec la messagerie, les règles personnalisées prévalent sur la règle par défaut, et si plusieurs d'entre elles s'appliquent à un fichier, la règle présentant la durée de conservation la plus longue l'emporte. Les règles personnalisées peuvent être appliquées à tous les fichiers ou uniquement à ceux qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Contrairement à la messagerie, les règles de conservation personnalisées Drive ne peuvent pas cibler des termes spécifiques.
En plus de définir des règles de conservation, vous pouvez désormais préserver à titre conservatoire les données Google Drive et des Drive d'équipe de vos utilisateurs, qu'il s'agisse de fichiers Google ou non (dès lors que leurs propriétaires appartiennent à votre domaine). Cette fonction permet de conserver tous les fichiers qui appartiennent à un utilisateur faisant l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire, ou qui sont partagés avec lui, même si ce dernier les supprime. Si un utilisateur faisant l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire supprime un fichier, ce dernier apparaît comme tel pour l'utilisateur, mais il restera disponible dans Vault jusqu'à ce que la procédure de préservation soit levée. N'oubliez pas que les règles de préservation de données à titre conservatoire prévalent toujours sur les règles de conservation.
Notez que les règles de conservation et de préservation de données à titre conservatoire ne sont pas encore disponibles dans Apps Script.
Exporter des versions de fichiers Google Drive précises
Vault vous permet maintenant d'exporter une version précise des fichiers Drive et des Drive d'équipe de vos utilisateurs (cette fonction est valable pour les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Drawings). Pour cela, il vous suffit de spécifier la date de la version souhaitée lors de la recherche.
Notez que cette fonctionnalité n'est pas encore disponible pour Google Forms, Apps Script ni les types de documents tiers.
Utiliser Vault avec Google Groupes
Enfin, Vault étant désormais compatible avec Google Groupes, vous pouvez définir, exporter et rechercher des règles de conservation, ainsi que définir des règles de préservation de données à titre conservatoire pour le contenu Google Groupes de vos utilisateurs. Utilisés pour les listes de diffusion, les forums et les boîtes de réception collaboratives ou partagées, les groupes peuvent désormais bénéficier des mêmes procédures de conservation et d'eDiscovery que celles appliquées dans Gmail.
Informations sur le lancement
Type de lancement :
Lancement à la fois pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant opté pour le lancement planifié
Éditions :
Disponible uniquement dans les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise et G Suite pour l'éducation
Rythme de déploiement :
Disponible pour les éditions G Suite Business, Entreprise et Education, de même que pour les éditions Basic ayant des licenses utilisateurs Vault.
Impact :
Administrateurs seulement
Action :
Action d'administrateur suggérée/Pour information
Informations complémentaires
Centre d'aide : Google Vault
Centre d'aide : Types de données acceptés