Mise à jour 5 avril 2017:Le Drive d'équipe est désormais disponible pour les comptes G Suite pour Associations en complément des éditions G suite Business, Education et Entreprises comme précédemment mentionné.
(Traduction d'un article extrait du blog The Keyword, avec quelques ajouts) Google Drive a été pensé comme un outil simple et sécurisé de stockage, de synchronisation et de partage de fichiers. Alors que de plus en plus de grandes entreprises passent au cloud, d'autres facteurs entrent aujourd'hui en ligne de compte, comme le risque de vols de données, les difficultés inhérentes aux migrations et la compatibilité avec les anciens outils. Notre équipe fait tout son possible pour résoudre ces problématiques qui touchent les entreprises. C'est la raison pour laquelle nous enrichissons aujourd'hui Drive d'un certain nombre de fonctionnalités puissantes :
- Créez du contenu, partagez-le et travaillez dessus à plusieurs grâce au Drive d'équipe.
- Contrôlez les données sensibles de l'entreprise avec Google Vault pour Drive.
- Passez facilement au cloud grâce aux outils d'AppBridge, notre dernière acquisition.
- Utilisez vos outils habituels, en toute transparence, grâce au flux de fichiers Drive.
- Accédez instantanément aux fichiers qui vous intéressent avec la fonction Quick Access basée sur l'intelligence artificielle Google.
Drive d'équipe : travaillez dans le cloud en toute confiance et de façon collaborativeLe nombre de fichiers créés et partagés dans le cloud explose. Or, le plus souvent, ce phénomène n'a pas été anticipé lors du développement des solutions de stockage. En effet, à l'origine, celles-ci s'adressaient à des utilisateurs individuels, pas à des équipes. Étant donné le volume de données partagées, les administrateurs ont besoin de davantage de moyens pour les protéger. De leur côté, les équipes doivent pouvoir travailler ensemble sans crainte. Les Drive d'équipe apportent la sécurité, la structure et la facilité d'utilisation qui leur fait défaut en simplifiant les opérations suivantes :
- Ajout de membres à l'équipe. Vous pouvez gérer chaque membre individuellement ou à l'aide de Google Groupes, et leur accorder un accès immédiat aux Drive d'équipe pertinents.
- Conservation des fichiers lorsqu'un membre quitte l'équipe. Les Drive d'équipe appartiennent à l'ensemble des membres de l'équipe. Autrement dit, tout fichier ajouté dans le Drive d'équipe demeure dans cet espace, même en cas de changement dans la composition de l'équipe. Whirlpool Corporation, par exemple, gère l'accès de ses fichiers à l'aide de Drive d'équipe. Troy McKim, Responsable de la collaboration dans l'entreprise, explique : "Lorsque vous enregistrez des fichiers de projet dans les Drive d'équipe, vous n'avez pas à vous soucier des risques de perte ou de devoir déplacer les fichiers si un collaborateur est remplacé."
- Gestion des autorisations de partage. Les membres de l'équipe voient automatiquement les mêmes fichiers, et ce quelle que soit la personne qui les a ajoutés ou déplacés. Vous pouvez également gérer les autorisations de partage et limiter la modification des fichiers, leur déplacement, leur suppression ou l'ajout de commentaires au sein de ces documents.
- Gestion et consultation des Drive d'équipe par les administrateurs. Les administrateurs peuvent consulter le Drive d'équipe d'un utilisateur et y ajouter des membres si besoin. "Avec les Drive d'équipe, les nouveaux employés sont rapidement intégrés dans l'équipe et deviennent opérationnels plus vite", ajoute Troy McKim.
Les clients des éditions G Suite Business, Education et Enterprise ont accès dès maintenant aux Drive d'équipe.
Configurez des Drive d'équipe pour votre organisation.Autres informations destinées aux administrateurs G Suite Pour que l'ensemble des collaborateurs de votre organisation puissent créer des Drive d'équipe, vous devez activer cette fonctionnalité dans la console d'administration (sélectionnez Applications > G Suite > Drive et Docs > Paramètres de partage > Création de Drive d'équipe). Vous avez le choix entre activer la création de Drive d'équipe pour tout le domaine ou pour des unités organisationnelles spécifiques. Cette option est recommandée, car elle vous permet de déployer au mieux les Drive d'équipe pour votre organisation.
Si vous désactivez l'option "Création de Drive d'équipe" et autorisez les utilisateurs à recevoir des fichiers provenant de l'extérieur, vos collaborateurs peuvent être ajoutés dans les Drive d'équipe créés par des personnes extérieures à votre organisation. Ils verront alors ces Drive d'équipe dans Drive et pourront accéder aux fichiers qui y sont stockés.
REMARQUE : La création des Drive d'équipe devrait être activée automatiquement pour tous les clients G Suite éligibles au plus tôt le 1er janvier 2018. Nous vous informerons au préalable de ce changement.
Informations sur le lancement Type de lancement : Lancement à la fois pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant opté pour le lancement planifié
Éditions : Disponible uniquement dans les éditions G Suite Business, G Suite pour l'éducation et G Suite Enterprise
Rythme de déploiement : Déploiement progressif (visibilité de la fonctionnalité dans un délai potentiellement supérieur à trois jours)
Impact : Administrateurs et utilisateurs finaux
Action : Action d'administrateur suggérée/Pour info
En savoir plus Centre d'aide : Gérer les Drive d'équipe Centre d'aide : Partager des fichiers dans des Drive d'équipe Centre de formation G Suite : Drive Google Vault pour Drive : nouvelles commandes avancées d'administration concernant la conformité des données Gérer l'ensemble du cycle de vie des données de vos fichiers (et décider lesquels conserver ou supprimer, par exemple) est une tâche à la fois complexe et chronophage. Il s'avère pourtant essentiel de veiller au respect des règles de votre entreprise applicables aux données, tout manquement risquant en effet d'entraîner des frais juridiques importants. C'est pourquoi nous ajoutons aujourd'hui des fonctionnalités à
Google Vault pour Drive, en plus des options de recherche et d'exportation déjà existantes.
Avec les nouvelles fonctionnalités de Google Vault pour Drive, les administrateurs disposent désormais de commandes de gouvernance pour gérer et protéger l'ensemble des fichiers, dans les Drive des employés comme dans les Drive d'équipe. Ils peuvent définir des règles de conservation automatisées pour éliminer les fichiers superflus et garder ceux dont ils ont besoin (par exemple, pour préserver à titre conservatoire des fichiers requis dans le cadre d'une affaire juridique particulière).
Particulièrement performants, les outils de protection des données de Google Vault pour Drive permettent aux administrateurs de garder le contrôle total des données de l'entreprise dans le cloud. Les clients des éditions G Suite Business, Education et Enterprise ont accès dès maintenant à Google Vault pour Drive.
Autres informations destinées aux administrateurs G Suite Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de Vault pour Drive, nous vous invitons à consulter le
post annonçant leur lancement.
AppBridge : passez facilement au cloud La migration vers le cloud peut s'avérer compliquée. Il ne s'agit pas juste de déplacer des fichiers. Il faut veiller également à ce que les autorisations soient appliquées comme il se doit, à réorganiser éventuellement le contenu et à archiver certaines données. Un défi que nous entendons relever grâce à l'acquisition récente d'AppBridge, qui propose des outils professionnels de migration G Suite destinés à faciliter la migration des solutions sur site, cloud et hybrides vers Google Drive.
Avec AppBridge, votre organisation peut migrer très facilement ses fichiers vers G Suite, que ce soit depuis un serveur de fichiers, un système de gestion de contenu (comme SharePoint) ou de nombreuses autres plateformes cloud. Les autorisations d'accès des fichiers sont également transférées et conservées, et vos données protégées. Nous travaillons actuellement avec les employés d'AppBridge en vue de les intégrer dans notre équipe G Suite. D'autres informations vous seront communiquées très prochainement.
Flux de fichiers Drive : continuez à appliquer vos processus d'entreprise Une fois la migration vers le cloud terminée, vous devriez pouvoir accéder facilement à tous vos contenus, à l'aide des outils et des processus déjà en place dans votre entreprise. Contrairement aux solutions cloud basées sur un système classique de synchronisations, à la fois long et gourmand en espace disque, le
flux de fichiers Drive (désormais disponible via le programme pilote) permet aux équipes de disposer rapidement des fichiers du cloud, sur leur ordinateur. En clair, l'ensemble des données de l'entreprise sont accessibles directement depuis votre ordinateur portable, même si le disque dur est presque plein.
Voici les possibilités offertes par le flux de fichiers Drive :
- Consultez, recherchez et gérez des fichiers à la demande sur votre ordinateur, en quelques secondes seulement.
- Récupérez uniquement les fichiers dont vous avez besoin et activez leur accès hors connexion pour un usage ultérieur.
- Accédez encore plus rapidement à vos travaux grâce à la mise en arrière-plan intelligente des fichiers les plus couramment utilisés.
- Protégez les données de l'entreprise en empêchant les utilisateurs de les télécharger sur leur disque dur.
Dites adieu aux problèmes de disque dur et aux synchronisations de fichiers qui prennent du temps. Avec le flux de fichiers Drive, vous et vos collègues avez toujours à portée de main vos fichiers.
Inscrivez-vous au programme pilote du flux de fichiers Drive.Accès rapide pour les équipes : exploitez tout le potentiel de votre contenu grâce à l'intelligence artificielle Maintenant que vous avez migré vos données vers le cloud, il est temps de tirer parti de toute la puissance de cet environnement. La fonction Accès rapide de Drive est compatible avec les Drive d'équipe sur les appareils iOS et Android, et le sera bientôt sur le Web. Elle repose sur l'intelligence artificielle de Google, également intégrée dans les fonctions
Réponse suggérée de Gmail et
Explorer de Google Sheets. Le fait que chaque employé se voit présenter les connaissances adéquates, au moment le plus opportun, permet à l'équipe de gagner du temps et de prendre de meilleures décisions. La fonction
Accès rapide détermine intelligemment quels fichiers doivent être proposés aux utilisateurs, en fonction :
- des personnes avec lesquelles ils sont le plus souvent partagés ;
- de leur pertinence par rapport aux réunions programmées ;
- de l'heure à laquelle ils sont généralement utilisés dans la journée ;
- et de bien d'autres critères.
Autres informations destinées aux administrateurs G Suite La fonction Accès rapide est déjà disponible depuis
septembre dans l'application Drive pour Android. Dorénavant, elle est également compatible avec les appareils iOS.
Informations sur le lancement Type de lancement : Lancement à la fois pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant opté pour le lancement planifié
Éditions : Disponible pour toutes les éditions de G Suite
Rythme de déploiement : Déploiement complet (visibilité des fonctionnalités sous un à trois jours)
Impact : Tous les utilisateurs finaux
Action : Gestion du changement suggérée/Pour info
Essayez Google Drive dans votre entreprise Ces puissantes fonctionnalités d'entreprise ajoutées dans Drive dotent vos employés des outils indispensables pour concrétiser de grandes idées, tout en vous permettant de contrôler la sécurité de vos données.
Faites vos premiers pas avec Google Drive ou
contactez un conseiller commercial pour en savoir plus.