Cet article est la traduction en anglais du post publié sur le blog le 2 août.

Nous souhaitons aider les organisations à optimiser au mieux l'espace dont elles disposent. C'est pourquoi nous avons décidé de regrouper toutes les fonctionnalités liées à la gestion des bâtiments et des ressources en un seul endroit dédié de la console d'administration. Nous lançons également deux nouveaux outils : la libération de salles et les statistiques sur les salles. Nous espérons qu'ils vous aideront à mieux comprendre la façon dont votre organisation utilise ses ressources et à optimiser le taux d'occupation.

Un seul emplacement pour la gestion des bâtiments et des ressources
Toutes les fonctionnalités liées à la gestion des bâtiments et des salles sont désormais réunies dans un nouveau point d'entrée de la console d'administration, bien plus visible, intitulé "Bâtiments et ressources". Vous pouvez y accéder directement depuis l'écran d'accueil, ou en cliquant sur Annuaire > Bâtiments et ressources dans le menu de navigation.
Libération des salles en fonction des refus reçus pour un événement
Selon une étude réalisée en interne, jusqu'à 40 % des salles réservées ne sont, en fin de compte, pas utilisées. Pour aider vos utilisateurs à récupérer ces salles de réunion inutilisées, celles-ci sont désormais libérées automatiquement dès lors que tous les invités sauf un ont refusé l'invitation Google Agenda. Une fois la salle libérée, l'organisateur de l'événement reçoit un e-mail l'informant de la modification, et lui proposant de reporter ou de supprimer la réunion.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour les salles structurées dans la console d'administration en accédant à vos ressources, puis en sélectionnant les salles pour lesquelles vous souhaitez activer la libération automatique. Vous devez ensuite cliquer sur "MODIFIER" et activer la libération de salle en fonction de l'agenda pour votre sélection.
Veuillez noter que la libération de salles est disponible uniquement pour les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education et G Suite pour l'éducation. Cette fonctionnalité ne peut être activée que pour les salles structurées classées dans la catégorie SALLE_DE_CONFÉRENCE.

Tableau de bord des statistiques sur les salles
Nous ajoutons également à la console d'administration un nouveau tableau de bord fournissant des statistiques sur les salles. Il vous permet de visualiser des données telles que :
  • les salles les plus réservées et les moins réservées ;
  • les taux d'utilisation et de réservation des salles sur plusieurs fuseaux horaires et pour différentes tailles de salles ;
  • le nombre de salles pouvant être libérées automatiquement grâce à la fonctionnalité de libération des salles d'Agenda.
Pour obtenir des informations plus détaillées, vous pouvez filtrer ces données par bâtiment, étage, salle, capacité des salles, caractéristiques des salles ou période.
Grâce à ces rapports, vous pouvez déterminer plus facilement les améliorations à apporter à votre espace de travail, ainsi que les points à étudier plus en détail. Voici quelques exemples de statistiques :
 
  • Quelles sont les salles les plus populaires ?
  • Vos salles sont-elles sous-exploitées ou surexploitées ?
  • Quelles sont les tailles de salles les plus populaires ?
  • Quels équipements incitent les utilisateurs à réserver une salle en particulier ? Dans quel équipement audiovisuel devriez-vous investir davantage ?
  • À quelles plages horaires est-il préférable de programmer les travaux de réparation et de maintenance ?
  • À quelles plages horaires les salles sont-elles les plus réservées ? Pouvez-vous former les membres de votre organisation pour qu'ils modifient l'heure de leurs réunions ?
Vous pouvez accéder à ce tableau de bord dans la section "Bâtiments et ressources" de la console d'administration.

Dans le cadre de ce lancement, nous ajoutons également un nouveau droit d'administrateur : "Statistiques sur les salles". Vous pouvez ainsi accorder, à d'autres administrateurs ou aux responsables de vos installations dédiés, le droit de consulter uniquement ce tableau de bord et d'autres ressources.

Veuillez noter que ces données sont disponibles uniquement pour les ressources structurées.

Informations sur le lancement
Type de lancement :
Lancement des deux fonctionnalités à la fois pour les administrateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant opté pour le lancement planifié

Éditions :
 
  • Statistiques sur les salles : disponible pour toutes les éditions de G Suite
  • Libération des salles : disponible uniquement dans les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education et G Suite pour l'éducation
Rythme de déploiement :
Déploiement complet (visibilité des fonctionnalités sous un à trois jours)

Impact :
Administrateurs et utilisateurs finaux

Action :
Action d'administrateur suggérée/Pour information

Plus d'infos
Structurer les ressources
 
Libération des salles
 
Statistiques sur les salles
 

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