Cet article est la traduction en anglais du post publié sur le blog le 11 janvier.



Quoi de neuf ?
Dans un environnement de travail hybride, il est plus que jamais nécessaire d'optimiser l'utilisation des salles de réunion afin d'améliorer la collaboration.
 
La fonctionnalité de libération des salles, qui libère les salles de réunion réservées lorsque tous les participants sauf un refusent l'invitation, sera dorénavant activée par défaut. Grâce à ce changement, les administrateurs et leurs collaborateurs disposeront d'informations plus précises pour planifier les réunions, gérer les salles et les préparer en fonction du nombre de participants.
 
Pendant la transition, du 11 janvier au 6 mars 2023, les administrateurs pourront désactiver les salles de réunion structurées ou exclure certains groupes d'utilisateurs de ce paramètre de libération des salles. Pour en savoir plus, accédez à la section "Premiers pas" ci-dessous.
Qui est concerné ?
Les administrateurs 
 
 
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ? 
Grâce à cette fonctionnalité, qui permet de libérer des salles lorsque la plupart des participants sont indisponibles, vous pouvez gérer les salles de réunion plus efficacement, en particulier dans les environnements de travail hybrides.
 
 
Informations supplémentaires 
Un nouveau paramètre général permettra désormais d'activer et de désactiver la libération des salles pour toutes les salles d'un domaine, avec l'option d'exclure manuellement certaines salles. Il ne sera activé qu'après la transition.  
 
L'ancien paramètre, qui permet d'activer ou de désactiver la libération des salles, sera renommé "Ancien paramètre de libération des salles selon l'agenda" et ne sera disponible que pendant la transition.
 
Si vous souhaitez conserver la configuration actuelle de votre organisation et n'activer la libération des salles que pour quelques salles, procédez comme suit pour appliquer les valeurs de l'ancien paramètre au nouveau :
 
  • Dans la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources > Gérer les ressources.
  • Cliquez sur "Ajouter un filtre", puis sélectionnez les filtres "Ancien paramètre de libération des salles selon l'agenda : Désactivé" et "Exclure de la libération des salles : Désactivé".
 
  • Cochez la case en haut de la liste des ressources pour toutes les sélectionner.
  • Cliquez sur le menu déroulant "Modifier" sur la droite et sélectionnez "Modifier l'exclusion de la libération des salles".
  • Si vous avez plus de 200 ressources, recommencez jusqu'à ce que plus aucune ressource ne s'affiche avec les filtres appliqués.
Pour améliorer votre expérience avec les salles de réunion, nous vous déconseillons d'en exclure de la libération des salles lorsque cela n'est pas nécessaire.
 
Si vous souhaitez modifier la fonctionnalité avant la fin de la transition, modifiez l'ancien paramètre de libération des salles selon l'agenda pour les salles de votre choix. Pour cela, suivez ces étapes dans la console d'administration :
 
  • Accédez à Bâtiments et ressources > Gérer les ressources.
  • Sélectionnez une ou plusieurs ressources pour lesquelles vous souhaitez modifier le comportement de libération des salles.
  • Cliquez sur le menu déroulant "Modifier" sur la droite et sélectionnez “Modifier l'ancien paramètre de libération des salles selon l'agenda".
Comment en profiter ?
  • Administrateurs :
    • Depuis le 11 janvier 2023, les administrateurs d'entreprises ayant configuré des salles de réunion structurées peuvent activer ou désactiver ce paramètre dans la console d'administration.
    • À compter du 6 mars 2023, la fonctionnalité sera activée par défaut pour les entreprises ayant configuré des salles de réunion structurées dans la console d'administration.
    • Pour exclure des salles spécifiques ou toutes les salles de réunion structurées de la libération des salles, accédez à Bâtiments et ressources > Gérer les ressources > cliquez sur la salle de votre choix > accédez à la section des paramètres de la salle > activez "Exclure de la libération des salles".
      • Dès le 6 mars 2023, ces salles ne seront plus libérées.
    • Pour exclure des groupes d'utilisateurs de ce paramètre, accédez à Bâtiments et ressources > Paramètres de la salle de réunion > cliquez sur MODIFIER LE GROUPE à côté de "Exclure des groupes d'utilisateurs de la libération des salles" > ajoutez les groupes de votre choix.
    • Les salles de réunion ne sont pas libérées si elles comptent plus de 20 participants ou lorsqu'une réunion dure plus de quatre heures.
    • Consultez le centre d'aide pour en savoir plus sur la libération des salles de réunion Google Agenda inutilisées.
  • Utilisateurs finaux : aucun paramètre n'est disponible. Consultez le centre d'aide pour savoir comment répondre aux invitations à des événements.
 
Quand ? 
 
Qui peut en bénéficier ? 
  • Disponible pour les clients Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard et Teaching and Learning Upgrade, ainsi que les clients de l'ancienne édition G Suite Business 
  • Non disponible pour les clients Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Nonprofits et Frontline, ni les clients de l'ancienne édition G Suite Basic 
  • Non disponible pour les utilisateurs de comptes Google personnels 
 
Ressources