Google Workspace Updates JA: 会議室の自動予約キャンセルと会議室インサイトで効率的に会議室を管理

この記事は 8 月 2 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。

組織が自社の施設を最大限に活用できるよう、管理コンソール内に専用の場所を設けて、ビルディングやリソースの管理に関連するすべての機能をまとめました。また、新たに導入した会議室の予約キャンセルと会議室インサイトという 2 つのツールにより、組織のリソース使用状況を把握して占有率を最適化できるようにしました。

1 か所でビルディングとリソースを管理
ビルディングと会議室の管理に関連するすべての機能は、管理コンソールの「ビルディングとリソース」という新しいエントリポイントにまとめられ、目につきやすくなりました。ホーム画面から直接アクセスすることも、ナビゲーションメニューの [ディレクトリ] > [ビルディングとリソース] でアクセスすることもできます。

予定の辞退に基づく会議室の予約キャンセル
内部調査によると、最大 40% の会議室が予約されたにもかかわらず使用されていません。こうした使用されない会議室をユーザーが再利用できるように、1 人を除くすべてのゲストが Google カレンダーの招待を辞退した場合は会議室の予約が自動的にキャンセルされるようにしました。予約がキャンセルされると、予定の主催者には、変更を通知して会議スケジュールの再設定または削除を促すためのメールが届きます。

管理コンソールの体系化された会議室に対してこの機能を有効化するには、リソースに移動し、会議室の予約キャンセルを有効にする会議室（複数可）を選択します。次に [編集] をクリックし、[カレンダーでの会議室の自動予約キャンセル] をオンにします。

会議室の予約キャンセルを利用できるのは、G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、G Suite for Education の各エディションのみで、「CONFERENCE_ROOM」に分類されている体系化された会議室に対してのみ有効にできます。

会議室インサイトダッシュボード
さらに、管理コンソールに会議室インサイトの新しいダッシュボードを追加しました。このダッシュボードには次のようなデータが表示されます。

予約回数が最も多い会議室と最も少ない会議室
複数のタイムゾーンにまたがった各サイズの会議室の利用率と予約率
カレンダーの会議室の予約キャンセル機能によって自動的にキャンセルできる会議室の数

このデータはビルディング、階、会議室、会議室のサイズ、会議室の設備や機能、時間帯によって詳細に絞り込めます。

これらのレポートを使用すると、作業場所の改善についてより的確な意思決定を行うことができます。レポートから、詳しい調査が必要な箇所がわかります。たとえば、次のような分析が可能です。

最もよく使用されている会議室は？
使用頻度が非常に低いまたは高い会議室はないか？
最もよく使用されている会議室のサイズは？
会議室の利用率を上げている設備は？より多く投資すべき AV 機器は？
修理とメンテナンスの作業に最適な時間帯は？
会議室が最も予約されている時間を特定し、会議をスケジュールする時間を変更するように組織のメンバーに伝えられるか？

このダッシュボードには、管理コンソールの [ビルディングとリソース] からアクセスできます。

今回のリリースでは、新しい管理者権限として「会議室インサイト」も追加されました。他の管理者や専属の施設管理者にこのダッシュボードとその他のリソースのみを表示する権限が付与されます。

なお、このデータはリソース体系にのみ使用できます。

リリースの詳細
リリース方式:
両方の機能: 即時リリースと計画的リリースの両方が対象

エディション:

会議室インサイト: G Suite のすべてのエディションが対象
会議室の予約キャンセル: G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、G Suite for Education が対象